Planejar é preciso, para evitar erros e para alcançar melhores resultados. Em qualquer empresa/negócio o planejamento é peça fundamental. Para quem quer viver de fotografia, o planejamento simples e bem feito pode significar a diferença entre o sucesso e o fracasso.
Cuidado, vou avisar logo no começo: tem gente que se apaixona pelo planejar! Isso é tão perigoso para o seu negócio quanto não planejar nada. Explico. Algumas pessoas gostam da metodologia, curtem o processo no papel. Mas a coisa mais importante para a empresa é a realização.
Fazer é mais importante que planejar. O plano existe para o fazer. Ele não é o alvo do fazer. Isso é crítico, não descuide.
Neste post quero falar sobre o planejamento de médio prazo, ou seja de 1 a 3 anos. Eu faço esse planejamento na minha empresa sempre no mês de dezembro. Ele será executado de janeiro a dezembro do ano seguinte.
Com a sociedade em alta velocidade de mudanças como a nossa, 1 ano é considerado médio prazo para muitas empresas.
Mas nada impede que você use a mesma metodologia para até 3 anos, mas eu considero 1 ano um período mais adequado para o mercado fotográfico, além de ser mais fácil de visualizar as ações no período.
Passo 0: Relembre-se da sua vocação
Pode parecer desnecessário, mas realmente não é. Antes de começar, rememore o motivo pelo qual o seu negócio existe. Qual é a sua proposta para o mercado fotográfico consumidor? Qual é a identidade da sua marca?
Qual a vocação, o diferencial e a(s) palavra(s)-chave(s) do seu negócio? Elas guiam todas as ações.
Se você for se esquecendo disso com o passar dos anos, estará pilotando um navio que deveria chegar no lugar A após uma década, mas chegará no lugar B. A cada ano você pode estar desviando um pouquinho no seu rumo.
Passo 1: Balanço do ano anterior
É preciso ter um conjunto mínimo de informações sobre o que aconteceu no ano anterior e, se possível nos último 5 anos, para que haja um histórico.
Com o histórico podemos ver uma ou mais tendências. As tendências são ótimas para tirar de nós alguns palpites ou impressões pessoais. Elas mostram o que realmente aconteceu nos últimos tempos. Assim passamos a crer mais nos números e menos em nosso “feeling”.
Dados que você precisa levantar ano a ano, especialmente no ano anterior ao planejamento:
- Quantidade de trabalhos no ano, listados por tipo de trabalho. Por exemplo: casamentos, festas infantis, ensaios…
- Ticket médio por tipo de trabalho. Ou seja, o valor médio pago pelos clientes.
- Custo fixo mensal médio
- Custo variável mensal médio
- Meses de menor faturamento
- Meses de maior faturamento
- Tipo de trabalho que mais contribui para o faturamento (em valor ou em quantidade)
- Quantidade de queixas dos clientes. E quais são as principais.
- Valor gasto com marketing digital pago
- Valor gasto com impostos e taxas
Passo 2: Situação atual
A primeira coisa a se fazer todo ano é ler o ambiente externo ao seu negócio e ler a situação atual em que sua empresa está.
Então vamos dividir essa questão em duas listas de itens que você precisa responder o máximo possível.
Ambiente externo
- Qual a situação atual da economia?
- Qual a situação atual do mercado fotográfico?
- Quais a situação da sua região geográfica em termos de consumo?
Ambiente interno
- Qual a situação de caixa da empresa? Quanto há guardado?
- Quais as dívidas atuais? Estão sendo pagas em dia ou estão atrasada?
- Qual a estrutura que temos hoje? Equipamentos, imóvel, instalações e insumos.
- Qual o custo fixo mensal?
- Quais os compromisso de trabalho atualmente agendados?
Passo 3: Projeções de futuro
Uma projeção é um cenário imaginado que tem grande probabilidade de se concretizar. Não é uma certeza!
Neste item também temos 2 blocos: as projeções externas (sociedade e economia) e as projeções internas
Projeções externas
- Quais as chances da economia melhorar ou piorar?
- Quais setores serão mais afetados pelas próximas mudanças?
- Quais hábitos de consumo serão criados ou extinguidos?
- Qual a tendência de turbulências no próximo ano?
Projeções internas
- Qual será a minha disponibilidade de tempo?
- Existe algum aspecto de sazonalidade no meu nicho?
- Quais serão as ocasiões estratégicas no calendário do ano?
- Qual será a minha necessidade de atualização de equipamento?
- Qual será a minha necessidade de atualização de infra-estrutura?
- Qual será a minha necessidade de atualização de conhecimento?
Passo 4: Alvos (metas)
Nesta etapa você vai imaginar onde quer chegar no fim do período do planejamento. Quais as metas? Pra isso é preciso definir com precisão. É aquela máxima de dividir uma grande tarefa (o planejamento) em tarefas menores (as metas).
Mas antes, divida mentalmente o seu negócio em Áreas.
Áreas do seu negócio
Eu sugiro a seguinte estrutura para fotógrafos:
Finanças: tudo o que tem a ver com seu dinheiro. Preços, orçamentos, gastos, custos, investimentos…
Atendimento: tudo o que tem a ver com os contatos diretos ou virtuais com seu público.
Marketing: tudo o que constrói a sua marca e/ou atrai o seu público.
Organização: tudo o que tem a ver com rotinas e processos repetitivos dentro do seu dia a dia.
Técnica: tudo o que diz respeito a equipamentos e o uso deles.
Então, agora que está criada a estrutura da empresa no papel, vamos ver o que é uma Meta. Pois, para cada uma dessas Áreas, você pode criar metas.
O que é uma meta?
Meta é a forma imaginada de um desejo realizado. Explico: um desejo é algo vago, sem data, sem métricas, sem forma real. Uma meta é o desejo bem especificado, mas ainda é uma projeção, algo que não se concretizou.
SMART
Essa “especificação” pode ser feita por um método simples chamado Meta SMART. SMART é o acróstico para 5 características da meta.
Específica (S, specific): a meta deve ser descrita de forma clara e específica. Por exemplo: ter emagrecido 5kg até o dia 31 de dezembro.
Mensurável (M, measurable): a meta deve ser acompanhada por algum indicador para que possa saber ao longo do processo se estamos nos aproximando ou não do objetivo. No exemplo acima, o peso é uma métrica fácil de se acompanhar mês a mês.
Alcançável (A, achievable): a meta que você está traçando é alcançável? Todos temos nossos limites. Não adianta escrever uma meta ótima, mas inalcançável. Isso só trará frustração. É preciso colocar o bom-senso no jogo e dar passos condizentes com as suas capacidades de energia, tempo e dinheiro.
Relevante (R, relevant): diga pra si mesmo qual é a transformação (impacto positivo) que alcançar esta meta trará. Seja sincero. Muitas vezes traçamos metas que queremos por capricho, por gosto, mas não para o crescimento do negócio. As metas devem existir para levar o seu negócio na fotografia para um patamar maior e melhor. Em última instância isso significa mais faturamento e/ou melhor posicionamento de marca no mercado.
Temporal (T, timed). Toda meta tem data para acabar. Se ela não acaba, se é cíclica, é uma rotina, não uma meta. Por isso, para cada meta você precisa estabelecer a data final. Esse será o momento em que podemos olhar para os resultados até ali e concluir se a meta foi alcançada, se foi alcançada parcialmente ou se não foi alcançada. A maioria das minhas metas estão com data bem próxima ao fim do período que o meu planejamento cobre.
Metas e Ações
Uma meta é sempre divisível em diversas ações. Vou dar um exemplo:
- Meta: ter emagrecido 5kg até 31 de dezembro.
- Ação 1: consultar um cardiologista
- Ação 2: consultar um nutricionista
- Ação 3: Iniciar na academia
E observe que cada ação colabora para o cumprimento da meta. Além disso, cada ação ainda pode ser decomposta em Atividades, que são pequenas ações agendáveis.
Por exemplo, a ação 1 (consultar um cardiologista) pode ser decomposta em: 1) pedir referências para amigos que emagreceram. 2) ligar agendando. 3) ir ao cardiologista.
Então pense em uma Meta sempre como um pacote de Ações. Meta que não tem pelo menos 2 Ações não é meta, é Ação mesmo. Por sua vez, cada ação tem sempre atividades agendáveis, aquelas que colocamos na nossa agenda mesmo, com dia e data para serem realizadas. As Metas e as Ações tem data final. As atividades tem data agendada de realização.
Enfim, o planejamento contém um conjunto de Metas, cada meta contém um conjunto de Ações e cada ação contém um conjunto de Atividades.
Orçamento
Para cada meta você ainda pode especificar um valor de orçamento, ou seja, uma previsão de gastos para o cumprimento dela. O mesmo pode ser feito para as ações que envolvem dinheiro. A soma dos orçamentos das ações de uma meta, são o orçamento da própria meta.
Mas lembre-se que nem sempre uma meta envolve dinheiro. Muitas vezes ela é apenas um conjunto de coisas que você mesmo pode e precisa fazer, sem empenhar recursos financeiros.
Mão-de-obra
Outra especificação que talvez você queira fazer já no planejamento é quem vai realizar o que? Ou seja, uma ação pode ser necessária para uma meta, mas não necessariamente será realizada por você.
Conforme nossa gestão do negócio se desenvolve, passamos a delegar ou terceirizar ações e atividades com mais frequência. Especificar isso é excelente para que a sua mentalidade gestora cresça.
Finanças no fim do mês
Uma coisa muito importante que você deve incluir nas suas tarefas mensais é anotar ao fim de cada mês os seguinte dados financeiros:
Somatória de todos os seus custos fixos do mês: Custo fixo é toda a conta que chega pra você pagar independentemente de ter havido trabalhos fotográficos. Por exemplo:
- Água
- Luz
- Telefone
- Internet
- Assinatura do pacote fotográfico da Adobe
- MEI
- Contador no caso de CNPJs que não sejam MEI
- Hospedagem do seu site
- Tarifas bancárias
- Seguros
- IPTU do seu escritório, se houver
- Aluguel do seu escritório, se houver
- Serviços de armazenamento como Google Drive
- e outros
Somatória de todos os seus custos variáveis do mês: são aquelas despesas que acontecem quando uma sessão fotográfica é gerada. Por exemplo:
- Freelancers assistentes
- Serviços de pós-produção
- Impostos sobre serviços
- Deslocamentos
- Serviços de maquiagem, comum para quem tem estúdio
- Materiais gráficos como álbuns, impressões…
Ou serviços que você contratou independentemente dos seus trabalhos:
- Serviços advocatícios
- Cursos
- Consultorias e treinamentos
- Anúncios pagos (Google AdWords)
- Manutenção de equipamentos
Fundos de reserva: o valor que você destinou para o seu fundo de reserva. Esse dinheiro fica aplicado para momentos de baixa nos trabalhos, imprevistos ou crises. Sempre sugiro que ele esteja entre 5% e 15% do valor nominal de cada trabalho executado.
Fundo para investimentos: um investimento é um dinheiro que você empenha em algo que fará o seu negócio ir além do que já está acontecendo. Uma ampliação, uma diversificação de serviços, uma mudança de endereço, equipamentos específicos para novos produtos…tudo o que pode fazer seu negócio ir além. Minha sugestão é que ele seja entre 5% e 15% do valor nominal de cada trabalho executado.
Estes dois fundos devem fazer parte da sua formação de preços. Toda empresa sólida faz essas reservas. Se você quer sair do padrão “fazer para pagar as contas” e profissionalizar o seu negócio, precisa estruturar seus preços consistentemente. Isso traz saúde financeira para o seu negócio.
Contagem de trabalho: conte quantos trabalhos de cada tipo de serviço foram executados todo mês. No fim do ano você consegue saber qual o ticket médio que seus clientes pagam para cada tipo de trabalho fotográfico. Essa informação vale ouro!
Valor faturado: faturamento é todo o dinheiro que entra fruto de contrato de serviços. Some as entradas por tipo de trabalho. Por exemplo: casamentos, festas de aniversário, ensaios. Para cada categoria dessas, some quanto você recebeu (valor bruto).
Essas informações são úteis para que no ano seguinte, você tenha números, métricas, um histórico numérico para criar o seu próximo planejamento. Veja que planejar é um ciclo constante e sistematizado.
Um planejamento leva ao outro e cada um deles tem a função de levar o seu negócio para um novo patamar de organização e faturamento.
Aplicativos para o seu planejamento
O Todoist é um aplicativo muito adequado à realização e organização do seu planejamento estratégico. Especialmente na versão paga, que permite a organização das tarefas por projetos. Pra quem leva à sério o cumprimento dele, vale à pena.
Mas se você não quiser gastar com o Todoist, você pode usar gratuitamente o Trello. Não é exatamente a mesma coisa, mas são compatíveis. No Trello eu sugiro que você crie um quadro “Planejamento”, e dentro dele crie 3 listas: pendentes, em andamento, concluídas. Nestas listas você vai adicionar as suas Metas (que serão os cartões, no Trello). Dentro de cada meta (cartões) você pode criar a descrição, checklists com as Ações, etiquetas com as Áreas… fica tudo muito organizado e visual.
Tanto o Trello quanto o Todoist são visuais e estão disponíveis para desktop e mobile. A vantagem da versão desktop é a facilidade de criar e visualizar tudo (crie nela). A vantagem da versão mobile é que você vai ter acesso rápido ao seu planejamento o ano todo pelo seu celular (consulte diariamente).
Consolidação de um planejamento
Como resultado palpável de um bom planejamento você deve ter os seguintes instrumentos para acompanhar durante todo o ano:
- Uma lista de metas por área. Sugestão: use o Trello para criar Metas (cartões) e as etiquetas coloridas para indicar as Áreas.
- Uma lista de ações por meta. Sugestão: dentro de cada cartão do Trello, liste ações em forma de checklist
- Atividades agendadas. Sugestão: pode usar o Todoist na versão gratuita para isso. E também pode ir agendando no início de cada mês.
Ciclos de verificação
Eu creio que para a maioria das pessoas, a semana é o ciclo que trabalho mais natural. Pensar na semana é mais fatível que pensar no mês ou no ano.
Use um calendário da semana para acompanhar as principais tarefas/compromissos. O meu tem espaço para 3 atividades por período (manhã, tarde, noite).
No entanto, por diversos aspectos práticos da vida das empresas, o “fechamento de mês” é necessário e habitual.
Então, eu sugiro que você releia suas metas em todo início de mês, mas releia suas ações em todo início de semana.
Outra ótima rotina é, ao fim de cada trimestre, dar uma olhada geral em como está indo o cumprimento das metas e ações. Isso lhe dará um senso de progresso sobre o planejamento todo.
Perspectivas e retrospectivas
No último dia útil de cada mês eu analiso o que eu realizei no mês em dois quadros: conquistas e derrotas. Duas listinhas simples. A ideia é anotar o que mais se destacou mesmo.
Da mesma forma escrevo em outra folha com 2 colunas também sobre o mês que virá: oportunidades e desafios.
Parece pouca coisa, mas me dá um senso de “período de missão”. O mês se torna um pequeno ciclo do processo todo. No fim de cada mês faço sempre tenho material para analisar e melhorar, além de motivos para pequenas comemorações sobre as vitórias.
Lições dos fracassos
Ao fim do período de planejamento (1 ano, no meu caso) você terá um quadro com metas cumpridas, algumas parcialmente cumpridas e algumas poucas (espero que nenhuma) não-cumpridas.
Olhar para esse quadro é muito didático para que você aperfeiçoe seu modo de planejar no próximo ciclo.
Para um meta parcialmente cumprida ou não-cumprida, você precisa perguntar:
- O que houve? O que causou esse não-cumprimento?
- A meta foi irreal? Foi além da minha capacidade?
- Houve algum fato externo fora do meu controle?
- Houve algo que eu não previ e que era previsível?
- Não houve tempo suficiente?
- Não houver recursos?
- Outras pessoas responsáveis por ela falharam?
Responder a essas questões com honestidade fará de você um criador de novas metas muito mais realista e estratégico. A cada ano, a cada novo ciclo, o seu planejamento tende a ser mais objetivo e mais realizável.
Erros comuns ao criar o seu primeiro planejamento
- Divida seu negócio em áreas (atendimento, finanças, marketing, técnica, organização…) antes de criar metas.
- Não trace mais que 3 ou 4 metas para cada uma dessas áreas. Veja bem, se você tem 5 ou 6 áreas com 3 ou 4 metas por área, já terá de 15 a 24 metas para lidar no ano! Isso já é muito!
- Se você tiver mais de 5 metas por área, não tenha dúvida, eleja 3 para o próximo período de planejamento. Não queira resolver tudo de uma vez. Não vai funcionar.
- Não confunda metas com ações pequenas e pontuais. Uma meta é um conjunto de ações. Fique bem atento a isso.
- Acompanhe seu planejamento diariamente ou pelo menos 2 vezes por semana (sugiro na segunda-feira e na sexta). Faça disso um hábito.
- Não deixe de anotar os dados de acompanhamento das metas: passos, medidas, gastos… isso cria em você um senso de progresso.
Inimigos do seu planejamento
Você vai enfrentar esses inimigos em 2021. Anota aí! E talvez até alimente-os! Cuidado.
Uso excessivo do celular: se for para usar as ferramentas que te fazem focar e produzir, ótimo. Mas… celular é um inimigo se não for domado. Assuma esse controle! Crie checkpoints para as consultas a redes sociais e email durante o dia.
Não aprender a gerenciar seu tempo: o tempo é o recurso mais escasso nos nossos dias. Precisa ser usado como algo muito precioso. Todos estamos em busca da atenção dos nossos clientes. E nós mesmos somos clientes de várias marcas que estão disputando por nossa atenção. Por isso, foque no que dá resultado primeiro! Use a ferramenta de análise de prioridades disponível no planner que preparamos pra você!
Dar ouvido a pessoas erradas: são muitas vozes nos alcançando durante todos os dias. É preciso eliminar as vozes inúteis, as erráticas e as que não colaboram com o nosso progresso. Reduza as vozes!
Fazer apenas o que é agradável: é fácil escolhermos o que é gostoso de fazer ao invés de fazer o que é necessário. Muitas vezes a tarefa número 1 do dia é difícil (e é melhor que seja a primeira mesmo). Enfrente-a! Com o tempo você engrossa a casca e se acostuma com isso. A vida profissional é assim mesmo: matar um leão por dia.
Um presente para você
Preparei um Planner para facilitar o seu dia a dia. É um pequeno presente que quero te oferecer. Você pode baixá-lo, imprimi-lo e deixar sempre à mão. Creio que vai facilitar muito a incorporação desses conceitos na sua rotina como fotógrafo.
Para baixar o Planner para Fotógrafos, click aqui
